Il y a quelques jours j’ai posé la question et vos réponses m’amènent à penser que nous devrions un peu en parler.

Alors pour commencer, il est bon de rappeler que l’archivistique (discipline scientifique qui étudie l’archivage) repose sur des notions fondamentales parmi lesquelles la célèbre THÉORIE DES TROIS ÂGES. Pour faire simple, il s’agit d’une approche permettant de gérer le cycle de vie du document (l’archive) en trois temps :

– ACTIF (L’archive est dite courante est très utilisée)
– SEMI ACTIF (L’archive est dite intermédiaire, toujours utilisée mais pas à des fréquences courantes)
– INACTIF (L’archive est dite définitive ou historique et n’a plus aucune utilité administrative ou juridique pour la personne l’ayant produite ou reçue).

La célèbre THÉORIE DES TROIS ÂGES stipule donc de fait, que l’archivage s’opère de manière différente en fonction de l’âge des archives. Ainsi pour les archives du deuxième âge (intermédiaire), l’on procédera à un archivage temporaire (encore appelé préarchivage); ensuite, pour les archives du troisième âge (historique) , l’on procédera à un archivage définitif (ou archivage).

OUPS !! On a oublié les archives du premier âge.

Ehhh bien pour les archives du premier âge (courant) chacun va se débrouiller comme il peut à moins d’aller dans la pratique anglo-saxonne trouver une solution.

Il toujours bon de rappeler que dans le système anglo-saxon, l’expression ARCHIVES est utilisée pour désigner les archives du troisième âge (archives historiques).

Et celles des premier et deuxième âges alors me diriez vous? Eh bien elles sont désignées par l’expression RECORDS MANAGEMENT. En français ça donne ARCHIVES COURANTES ET INTERMÉDIAIRES ou encore DOCUMENTS D’ACTIVITÉ ou DOCUMENTS D’ARCHIVES.

Conclusion : Le préarchivage est la gestion des archives intermédiaires et le records management s’apparente à la gestion des archives courantes et intermédiaires.

La pratique du records management doit absolument être mise en œuvre si vous souhaitez mettre en place un système d’archivage efficace. La norme ISO 15489 décrit la démarche et fournit des orientations précieuses pour y parvenir.

En avril, APTI Arkiv Program Training Institute organisera un séminaire portant sur le thème MISE EN ŒUVRE D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE OPÉRATIONNEL AVEC ISO 15489 (RECORDS MANAGEMENT). Voulez-vous participer ?

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ZOGO GWET – CEO ARKIV
ARCHIVISTE D’ÉTAT